Пруцков А. В. Использование возможностей текстового процессора Microsoft Word при написании научных работ: статья

Введение

Текстовый процессор Microsoft Word версии 2010 (далее Word) предоставляет пользователю разнообразные возможности. Однако большинство пользователей не применяют их при работе в этой программе, так как не знают о них.

Целью статьи является перечисление типовых проблем, возникающих при редактировании научных статей, и возможных способов их решения в текстовом процессоре Microsoft Word.

Автоматическая нумерация полями Seq

Проблема. Списки в тексте могут иметь различные стили, что усложняет форматирование текста. Это приводит к тому, что некоторые редакции научных изданий и межвузовских сборников запрещают использовать автоматические списки в тексте, требуя заменить их ручным набором номеров элементов списка. Требуется, чтобы списки имели один и тот же стиль.

Решение заключается в использовании другого способа автоматической нумерации – поля Seq (не путать с полями документа – отступами от края страницы до области текста).

Перечислим основные операции при работе с полем Seq (относятся и к другим полям, которые будут упомянуты далее в статье).

Вставка поля Seq осуществляется нажатием сочетания клавиш CTRL + F9 и вводом названия поля Seq и идентификатора. У каждого списка должен быть свой идентификатор. Только в этом случае нумерация будет начинаться с 1. Имя идентификатора начинается с буквы русского или латинского алфавита, далее следуют буквы, цифры и знак подчеркивания. Поля Seq с одним идентификатором образуют список.

Вы можете скопировать поле в буфер обмена, а затем вставлять по мере необходимости. Однако поля Seq будут отображать один и тот же номер. Чтобы скорректировать нумерацию, необходимо обновить поле.

Обновление поля осуществляется клавишей F9. Прежде необходимо поставить курсор на поле или выделить поле или текст, содержащий поля.

Ключи, вид нумерации и другие параметры поля Seq можно задать, нажав на нем правой кнопкой мыши, выбрав пункт контекстного меню «Изменить поле ...» и в открывшемся окне нажав кнопку Параметры.

В отличие от поля ListNum, поле Seq выводит только номер, но не знаки препинания и скобки. Это позволяет форматировать номера списка так, как это необходимо в данной части текста.

Другим преимуществом поля Seq перед списками является возможность делать закладки на определенные поля Seq, а значит определенные пункты списка. Эта возможность будет использована при формировании списка литературы и ссылок на его элементы, а также для ссылок на объекты с измененными названиями.

Ссылки на номера объектов с измененными названиями

Проблема. Согласно требованиям оформления публикаций некоторых редакций изданий таблица помечается названием «Таблица», однако ссылка на неё должна помечаться сокращенным названием «табл.». Или рисунок помечается словом «Рисунок», но ссылку надо указать в тексте «показана на рисунке». Word не позволяет вывести только номер объекта, а выводит еще и название.

Решением данной проблемы является пометка номера таблицы или рисунка закладкой, а затем вставкой её в место ссылки, как было описано выше. Обратите внимание, что для нумерации объектов используется поле Seq с определенным идентификатором (Рисунок, Таблица и т. п.). Рекомендуется имя закладки начинать с префикса Рис_ для рисунков и Табл_ для таблиц, а затем добавить 2-3 слова из названия рисунка или таблицы. Максимальная длина имени закладки 40 символов. Чтобы вставить название объекта в Word, необходимо выбрать вкладку Ссылки на ленте и пункт меню Вставить название.

Создание нестандартного списка литературы

Проблема. В Word формат списка литературы и ссылок выбирается из готовых шаблонов. Однако требования к оформлению списка литературы и ссылок в разных изданиях могут отличаться, что приводит к необходимости ручной корректировке списка и ссылок.

Решение заключается в создании списка, пронумерованного полями Seq, если в ссылке необходимо указать номер публикации в списке. Далее номера публикаций помечаются закладками. Рекомендуется в имя закладки внести фамилии авторов и несколько первых слов заголовка публикации, чтобы проще находить нужную закладку при вставке ссылки. В имени закладки рекомендуется использовать префикс, например, Кн_.

Преимуществом этого решения является автоматическая перенумерация списка и ссылок в случае удаления и добавления публикаций.

Автоматизация обновления характеристик диссертации в разделе «Структура и объем диссертационной работы» введения

Проблема. Раздел «Структура и объем диссертационной работы» обычно имеет следующее содержание:

«Диссертационная работа общим объемом N1 страниц состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка и приложений. Работа содержит N2 страницы основного текста, включающего N3 рис. и N4 табл., библиографический список из N5 наименований на N6 страницах, приложения на N7 страницах.»

Необходимо, чтобы значения N1-N7 обновлялись автоматически при изменении текста диссертации.

Решение для значений N1-N7 будет различным. В некоторых случаях для автоматизации обновления используется поле Формула, начинающееся со знака равно «=».

Автору не удалось найти способ автоматизировать обновление значений N3 и N4.

Сравнение версий документов

Проблема. При подготовке статей несколькими авторами создаются несколько версий. При увеличении числа версий сложно отслеживать, какие изменения были сделаны в статье.

Решение заключается в использовании встроенного средства Word сравнения версий документов, которое доступно на вкладке Рецензирование и при выборе пункта меню Сравнить | Сравнить...

Просмотр разных фрагментов одного текста в одном окне

Проблема. Необходимо открыть в одном окне два фрагмента одного текста, чтобы скорректировать один фрагмент в зависимости от содержания другого.

Решение заключается в выборе вкладки Вид и пункта меню Разделить.

Предложенные решения перечисленных проблем не являются единственными, благодаря гибкости Word. Возможно читателю известны более эффективные решения.

Назначение пунктам меню или операциям сочетаний клавиш

Заключение

Все перечисленные решения можно также реализовать в предыдущих версиях текстового процессора Microsoft Word 2010. Пункты меню, указанные в решении, будут отличаться от пунктов более ранних версий текстового процессора Microsoft Word 2010, но сочетания клавиш и названия полей останутся теми же самыми.

Другие возможности текстового процессора Microsoft Word приведены в учебном пособии [1] и учебнике [2].