Пруцков А. В. Создание и использование шаблонов документов в учебном процессе: тезисы доклада

Аннотация

В учебном процессе преподаватели и студенты должны составлять документы, имеющие фиксированную структуру. Чтобы пользователи не могли вносить в структуру нежелательные изменения, в современных текстовых процессорах, таких как Microsoft Word, имеется возможность создания шаблонов документов. Приводится порядок создания шаблонов, рекомендуемый список стилей и результаты их использования в учебном процессе.

Библиографическая ссылка

Пруцков А. В. Создание и использование шаблонов документов в учебном процессе // Естественно-научные основы медико-биологических знаний: материалы 2-й Всерос. конф. студентов и ученых с междунар. участием / Рязан. гос. мед. ун-т. – Рязань, 2019. – С. 150-153.

Отправить сообщение автору

Контактная информация

Текст статьи

Введение

Текстовый процессор Microsoft Word имеет множество функциональных возможностей, сокращающих время редактирования документов. В учебнике [1] и работах [2, 3] описывалось применение этих возможностей для редактирования служебных документов, научных статей и учебных материалов. Однако перечисленные публикации не исчерпали описание всех возможностей текстового процессора Microsoft Word. В этом докладе рассматривается использование шаблонов документов в учебном процессе.

Цель доклада

Цель доклада состоит в представлении порядка создания и результатов использования шаблонов документов в учебном процессе на основе многолетнего опыта автора этого доклада.

Что такое шаблон?

Шаблон – это документ, на основе которого создаются документы с заданными содержанием и стилями оформления.

    Все шаблоны можно разделить на три группы [4]:
  1. пустые шаблоны;
  2. шаблоны с заданным форматированием страниц и стилями;
  3. шаблоны с форматированием и элементами управления (полями ввода, флажками, полями со списком и др.).

Текстовый процессор Microsoft Word создает документы на основе шаблона по умолчанию Normal.dotm. Шаблон находится в папке %APPDATA%\Microsoft\Шаблоны (для русскоязычной версии; можно вставить этот путь в адресную строку Проводника, чтобы быстро перейти в эту папку).

При открытии шаблона текстовым процессором Microsoft Word создается документ на его основе.

Зачем использовать шаблоны документов?

В любой профессиональной деятельности требуется унификация структуры и вида документов. Для этого издаются правила оформления документов на меж- или общегосударственном уровне (например, [5, 6]) и внутриучрежденческом уровне (например, [7, 8]). Унификация документов позволяет составителям не задумываться об их структуре и виде, а пользователям документов – заранее знать структуру документов и быстро находить в них информацию.

Область применения шаблонов

    Шаблоны используются при создании единообразных документов, например:
  1. служебные документы, создаваемые работниками организации;
  2. учебные отчеты студентов о выполненных заданиях;
  3. научные статьи в журналы и тезисы на конференции.

Создание шаблона

Создание шаблона состоит из следующих этапов: I. Подготовка шаблона. II. Пометка частей документа для изменения (может отсутствовать). III. Ограничение стилей форматирования (может отсутствовать). IV. Защита паролем. V. Сохранение шаблона.

Рассмотрим эти этапы подробнее.

I. Подготовка шаблона.

Шаблон создается как обычный документ текстового процессора Microsoft Word. Чтобы сделать его шаблоном необходимо выбрать тип файла при сохранении.

    Порядок действий по подготовке шаблона отличается в зависимости от содержания документа. Для документов, используемых в учебном процессе, подготовка шаблона состоит из следующих действий:
  1. создание титульного листа;
  2. создание структуры документа путем добавления заголовков разделов;
  3. добавление обязательного текста (например, названия организации) и полей с динамически обновляемым текстом (оглавления, даты и времени сохранения документа) в содержание документа или колонтитулы;
  4. добавление справочной информации: образцов оформления таблиц, рисунков, таблиц и других объектов, правил оформления документа, пояснений к его содержанию.

II. Пометка частей документа для изменения.

В документе помечаются для изменения следующие части: 1) поля для ввода идентификационных данных, например, фамилии, имени, отчества, кода подразделения или студенческой группы; 2) содержание разделов документа, которые должен заполнить составитель.

III. Ограничение используемых стилей

Ограничение используемых стилей позволяет унифицировать оформление документа. Стили в шаблоне зависят от содержания документа. Чем проще содержание, тем меньше стилей необходимо. Если документ содержит только текст, то необходимы стили текста и заголовков. Практика показывает, что для оформления документа с текстом, таблицами и рисунками рекомендуется включить в шаблон следующие стили: Обычный: основной текст документа, выравнивание по ширине; Text-Left: текст с выравниванием по левому краю; Text-Center: текст с выравниванием по центру; Table-Title-Top: название таблицы, не отрывать от следующего абзаца; Table-Header: заголовок таблицы, выравнивание по центру; Table-Text: текст в ячейках таблицы; Figure: рисунок, выравнивание по центру, не отрывать от следующего абзаца; Figure-Title-Bottom: подпись к рисунку, выравнивание по центру; Sign-Bold: полужирные символы; Sign-Italic: курсив; Sign-Bold-Italic: полужирный курсив; Sign-Sub: верхний индекс; Sign-Sup: нижний индекс; Маркированный список: один уровень вложенности; Нумерованный список: четыре уровня вложенности.

IV. Защита паролем.

Защита паролем от изменения необходима, чтобы в шаблон (а значит и документы, созданные на его основе) не были внесены нежелательные изменения пользователями.

V. Сохранение шаблона.

После создания или изменения шаблона его необходимо сохранить. Для этого в окне диалога сохранения файла Сохранить как в открывающемся списке Тип файла: необходимо выбрать пункт Шаблон Word или пункт Шаблон Word 97-2003. В результате шаблон сохранен. Теперь при открытии шаблона будет создан новый документ на его основе.

Другие возможности шаблонов

    Другие возможности шаблонов:
  1. Добавление элементов управления (третья группа шаблонов). Может использоваться при создании документов с формами опросов.
  2. Обновление стилей документа при изменении их в шаблоне. Для этого документ и шаблон должны быть связаны и в документе должна быть включена возможность такого обновления.

Примеры шаблонов документов приведены в книге [9].

Использование шаблонов в учебном процессе и его результаты

Автор доклада использует шаблоны отчетов о выполнении лабораторных работ и пояснительных записок в преподаваемых им дисциплинах «Методы управления проектами», «Управление программными проектами» и «Программирование на Java» [10]. Шаблоны выдаются студентам в начале изучения дисциплины. Опыт использования шаблонов в учебном процессе показывает, что многие студенты не понимают, как работать с шаблонами, и копируют его содержимое в новый документ.

    Использование шаблонов в учебном процессе позволило получить следующие результаты:
  1. Упорядочить и сделать единообразной документацию.
  2. Заставить студентов писать отчеты и пояснительные записки, имеющие строгие единообразные структуры, не пропускать необходимые разделы. Это в свою очередь сократило время проверки преподавателем отчетов и пояснительных записок.
  3. Снять вопросы о правилах оформления отчетов и пояснительных записок у студентов.
  4. Научить студентов работать с шаблонами документов.
  5. Сократить время на создание новых документов.

Заключение

Автор надеется, что этот доклад придаст стимул преподавателям использовать шаблоны в учебном процессе. Тезисы доклада и работы [2, 3] доступны на Интернет-ресурсе по адресу http://prutzkow.com или могут быть найдены с помощью поисковых систем.

Библиографический список

  1. Информатика и программирование. Основы информатики: учебник для студ. учреждений высш. проф. образования / Н. И. Парфилова, А. В. Пруцков, А. Н. Пылькин, Б. Г. Трусов; под ред. Б. Г. Трусова. – М.: Издательский центр «Академия», 2012. – 256 с. – (Сер. Бакалавриат).
  2. Пруцков А. В. Использование возможностей текстового процессора Microsoft Word при написании научных работ // Современные технологии в науке и образовании – СТНО-2018: сб. тр. междунар. науч.-техн. форума: в 10 т. Т. 3. / под общ. ред. О.В. Миловзорова. – Рязань: РГРТУ, 2018 – С. 31-34.
  3. Пруцков А. В. Применение текстового процессора Microsoft Word для написания рабочих программ дисциплин // Актуальные проблемы современной науки и производства: материалы 3-й Всерос. науч.-техн. конф. / РГРТУ. – Рязань, 2018. – С 117-124.
  4. Morgado, F. Microsoft Word Secrets: The Why and How of Getting Word to Do What You Want. Apress, 2017.
  5. ГОСТ 2.105-95. Общие требования к текстовым документам. – Введ. 1996-07-01. – М., 1996. – 28 с.
  6. ГОСТ Р 7.0.11-2011. Диссертация и автореферат диссертации. Структура и правила оформления. – Введ. 2012-09-01. – М.: Стандартинформ, 2012. – 16 с.
  7. Положение о порядке разработки и утверждения основных профессиональных программ высшего образования: утв. ректором ФГБОУ ВО «РГРТУ» 07.05.16. Вып. 1. – Рязань: РГРТУ, 2016. – 14 с.
  8. Положение о выпускной квалификационной работе: утв. ректором ФГБОУ ВО «РГРТУ» 07.05.16. Вып. 1. – Рязань: РГРТУ, 2016. – 23 с.
  9. Mamishev, A. V., Sargent, M. Creating Research and Scientific Documents Using Microsoft Word. Microsoft Press, 2013.
  10. Пруцков А. В. Особенности преподавания промышленной разработки программных продуктов в технических вузах // Современные технологии в науке и образовании – СТНО-2017: материалы 2-й Междунар. науч.-техн. и науч.-метод. конф. / под общ. ред. О.В. Миловзорова. – Рязань: Рязан. гос. радиотехн. ун-т, 2017. – С. 40-41.